1. Khách hàng quên mật khẩu 444
Phương án xử lý: hướng dẫn KH sử dụng chức năng quên mật khẩu như hình bên dưới hoặc tại link https://business-sinvoice.viettel.vn/quen-mat-khau.html
Chú ý: phải nhập đúng email admin đã đấu nối trên BCCS
2. Mô tả lỗi: Cấu hình template email
Đánh giá: Lỗi hành vi
Phương án xử lý: Đã cấu hình nhưng chưa kich nút thêm mới nên ko gửi được email.
3. Mô tả lỗi: Đã lập thông báo phát hành, tuy nhiên khi tìm lại không thấy đâu
Đánh giá: Lỗi hành vi
Nguyên nhân: quên chưa tick nút tạo mới….
4. Mô tả lỗi: In hóa đơn trắng khi lập thông báo phát hành bị lỗi:
Nguyên nhân xác định: có thể do DN chưa add chứng thư số.
Phương án xử lý: quay lại bước 2 trong khởi tạo thông tin doanh nghiệp (kiểm tra chứng thư số)
5. Mô tả lỗi: Hóa đơn đã chọn đang ở trạng thái dự thảo, nhưng khi lập thông báo phát hành thì không chọn được hóa đơn.
Đánh giá: Lỗi hành vi
Nguyên nhân: do KH chưa khai báo dải hóa đơn
Phương án xử lý: quay lại bước khai báo dải hóa đơn
6. Mô tả lỗi: Có lỗi xảy ra trong quá trình đăng nhập
Đánh giá sơ bộ: Lỗi hành vi người dùng
Nguyên nhân 1: nhầm link của hệ thống demo
Kiểm tra lại link:
Link nghiệp vụ đúng: http://business-sinvoice.viettel.vn/
Nguyên nhân khác: chuyển P.CSKH – TT.DVKT – khối GPDN kiểm tra xử lý.
7. Mô tả lỗi: Khách hàng truy cập báo user, tài khoản không đúng mặc dù đã đổi mật khẩu thành công, nhập đúng mật khẩu.
Nguyên nhân: Khách hàng dùng sai tài khoản truy cập, cụ thể: dùng tài khoản webservice (cấu tạo: mã số thuế DN + “ws” (ví dụ 0100109106_ws) để truy cập link nghiệp vụ http://business-sinvoice.viettel.vn/
Giải thích cụ thể: Trong email thông báo khởi tạo tài khoản thành công có 2 loại tài khoản:
1 là tài khoản webportal hay web nghiệp vụ dùng trên link http://business-sinvoice.viettel.vn/
2 là tài khoản webservice dùng để tích hợp phần mềm bán hàng vào phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp không dùng tài khoản này để truy cập trực tiếp vào link nghiệp vụ http://business-sinvoice.viettel.vn/
8. Mô tả: Tài khoản đang sử dụng, đăng nhập lại báo: “ tài khoản của bạn chưa được kích hoạt”
Nguyên nhân: có thể do doanh nghiệp tự khóa acc à liên hệ phía Viettel để mở khóa
Điều kiện: cung cấp thông tin doanh nghiệp + MST chính xác
9. Mô tả: Lỗi không tìm thấy hóa đơn, không tra cứu được hóa đơn trên link nghiệp vụ http://business-sinvoice.viettel.vn/ hoặc trên website https://sinvoice.viettel.vn/
Nguyên nhân 1: KH gõ sai mã bí mật, hoặc copy mã bí mật hoặc các thông tin khác có kèm dấu cách.
Hướng giải quyết: Copy ra note trước sau đó xem lại dấu cách
Nguyên nhân 2: gõ thiếu số hóa đơn: số hóa đơn phải bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn kèm số hóa đơn , ví dụ: AC/17E0000006
10. Mô tả lỗi: Truy cập vào các tab tính năng bị báo: “Access denied”
Nguyên nhân: Truy cập vào module trên account đã bị log out
Mô tả: Đang truy cập vào account cha, sau đó mở cửa sổ khác (cùng 1 máy) vào account người dùng có quyền thấp hơn, sau đó lại quay lại màn hình account cha vào các tính năng. Lúc này account đã bị out, tự động chuyển account người dùng, nhưng vẫn lưu lại màn hình => kích vào tab module sẽ báo lỗi
Xử lý: ấn F5 và đăng nhập lại
Ngoài ra, lỗi Access denied cũng xảy ra khi người dùng thực hiện chức năng Quên mật khẩu, nhấn vào link thay đổi mật khẩu theo hướng dẫn trong mail
Nguyên nhân: Người dùng chọn mail cũ và làm theo hướng dẫn trong mail cũ để thay đổi mật khẩu
Xử lý: Người dùng thực hiện lại chức năng Quên mật khẩu, chọn mail mới nhất hệ thống gửi về và làm theo hướng dẫn trong mail mới
11. Mô tả: Khách hàng phản ánh không gửi được email cho người mua
Nguyên nhân 1: thông tin người mua hàng chưa được nhập trường email
Nguyên nhân 2: Doanh nghiệp chưa cấu hình thành công cấu hình email.
Nguyên nhân 3: nếu không phải 2 nguyên nhân trên cần kiểm tra nguyên nhân sâu hơn từ email server. Phương án xử lý: gửi lại đội dự án để kiểm tra server gửi email xem hệ thống có vấn đề gì không
12. Lỗi khi lập hóa đơn và phát hành báo cáo:
“Không thể kết nối đến USB-TOKEN. Yêu cầu cắm USB-TOKEN hoặc cài đặt phần mềm ký số của Viettel”
Nguyên nhân: chưa cấu hình tham số trình duyệt
Xử lý:
Gửi lại hướng dẫn cấu hình trình duyệt:
Đối với thông báo lỗi trên, người dùng cần thực hiện cấu hình đủ các bước sau:
- Người dùng kiểm tra đã cắm usb token vào máy chưa, đã bật file jar tool ký số hóa đơn điện tử chưa
- Check cài java 8 bản mới nhất (Kiểm tra trong list phần mềm Control Panel)
- Check cài driver của USB token (Token manager)
Cắm USB vào sẽ hiện Token manager lên (biểu tượng icon viettel, có thể hiển thị ra cửa sổ hoặc ở góc dưới bên phải)
Trường hợp không có, người dùng cài driver là file exe ở trong USB của KH, file exe dung lượng lớn nhất
- Thực hiện cài tool ký số hóa đơn điện tử mới nhất từ địa chỉ:
https://sinvoice.viettel.vn/download
Bật tool ký số (file jar) lên. Đăng nhập và kiểm tra đã kết nối với USB hay chưa
- Kiểm tra cấu hình firefox:
- Vào Option . TÌm đến mục Certificate -> View certificate -> Mở tab Server -> Add Exception
- Nhập localhost:8006 . Click Get certificate. Đợi 1 lúc. –> COnfirm Security Exception
- Kiểm tra vào Quản lý phát hành -> Khởi tạo thông tin doanh nghiệp -> Tra cứu CTS:
- Thực hiện thêm mới, tải lên chứng thư số từ usb token
- Kiểm tra nếu cấu hình Chrome
- Gõ chrome://flags/ trên thanh địa chỉ
- Tìm đến #allow-insecure-localhost
- Chọn Enable
- Restart chrome
13. KH dùng chứng thư số server nhưng tải hóa đơn trắng bị lỗi
Nguyên nhân: chưa kích hoạt chứng thư số server
Xử lý: Người dùng vào giao diện Quản lý chứng thư số server và kích hoạt chứng thư số server
14. Lỗi khi thực hiện tải hóa đơn trắng tại giao diện Thông báo phát hành (Người dùng sử dụng usb token để lập hóa đơn )
Nguyên nhân: người dùng chưa thực hiện add chứng thư số của usb token
Xử lý: Người dùng sử dụng tool ký số hóa đơn điện tử download tại trang https://sinvoice.viettel.vn/download, thực hiện export ra file chứng thư số, sau đó import file chứng thư số tại giao diện:
15. Mô tả: Lỗi không tìm thấy USB token
Nguyên nhân: Chưa cài driver cho USB token hoặc chưa dùng tool ký số mới nhất.
Hướng xử lý: cài lại USB Token, cài tool ký số mới nhất.
16. Mô tả: Lỗi nhảy số hóa đơn khi ký bằng USB token
Nguyên nhân: Đang thực hiện ký thì USB token bị rút ra.
Hướng xử lý: liên hệ với Viettel để được hỗ trợ.
17. Lỗi sai thông tin địa chỉ
Nguyên nhân: sai địa chỉ do nhập sai/thiếu thống tin từ đấu nối hệ thống BCCS
Phương án xử lý:
- Nếu doanh nghiệp chưa lập thông báo phát hành, doanh nghiệp vào Quản lý thông tin doanh nghiệp/Thông tin doanh nghiệp để tự sửa địa chỉ
- Nếu doanh nghiệp đã lập thông báo phát hành, cần gửi yêu cầu hỗ trợ lên đội dự án
18. Mô tả: Khách hàng thay đổi logo nên phải chọn lại mẫu hóa đơn
Nguyên nhân: Do KH thay đổi logo
Phương án: Liên hệ với đội dự án để được hỗ trợ do phải xóa dữ liệu trong database
19. Mô tả: Khách hàng chưa add logo, watermark cho mẫu hóa đơn đã lựa chọn
Nguyên nhân: Do thao tác người dùng
Phương án: Liên hệ với đội dự án để được hỗ trợ do phải xóa dữ liệu trong database
20. Mô tả: Khách hàng không lập được hóa đơn
Nguyên nhân:
Trường hợp 1: Do thông báo phát hành của người dùng chưa được admin viettel phê duyệt
Phương án: Vào chức năng Quản lý phát hành >> chọn Lập thông báo phát hành hóa đơn >> ấn Tìm kiếm >> kiểm tra xem khách hàng đã có thông báo phát hành hóa đơn nào được phê duyệt chưa.
Trường hợp 2: Lỗi do hệ thống
Phương án: Liên hệ với đội dự án để được hỗ trợ
21. Lỗi Lập hóa đơn chuyển đổi nhưng hóa đơn không thể hiện đúng bản chuyển đổi
Nguyên nhân lỗi: do hệ thống đang lỗi, hiển thị hóa đơn đúng với thao tác trước của người dùng
Phương án:
- Liên hệ với đội dự án để được chuyển trạng thái hóa đơn từ đã lập hóa đơn chuyển đổi thành chưa lập hóa đơn chuyển đổi
- Người dùng vào lại hệ thống, thao tác đầu tiên sau khi vào lại là lập hóa đơn chuyển đổi
22. Lỗi sau khi chọn logo và watermark, người dùng xem lại mẫu hóa đơn tại giao diện Chọn mẫu hóa đơn vẫn thấy hiển thị logo và watermark của bản template
Nguyên nhân: Do lỗi hệ thống, chưa cập nhật lại hình ảnh
Phương án: Đây chỉ là lỗi giao diện chưa cập nhật lại hình ảnh, còn thao tác người dùng đã được lưu lại logo và watermark, người dùng vào giao diện Quản lý mẫu hóa đơn để kiểm tra lại logo và watermark đã up cho mẫu hóa đơn
23. Do thao tác sai của người dùng mà chọn sai mẫu hóa đơn, sai mẫu số hóa đơn, sai dải hóa đơn, sai loại hóa đơn
Phương án: Liên hệ với đội dự án để được hỗ trợ do phải xóa dữ liệu trong database
24. Lỗi sai thông tin công ty do bị lỗi trong quá trình đấu nối
Phương án: hướng dẫn người dùng vào giao diện Quản lý thông tin doanh nghiệp\Thông tin doanh nghiệp để sửa lại
Riêng 3 nội dung: Tên\Mã số thuế\Địa chỉ phải liên hệ với đội dự án để được hỗ trợ
25. Vấn đề: Tôi không kịp tạo biên bản với người mua khi thực hiện:
- Lập hóa đơn thay thế
- Hủy giao dịch
- Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
- Lập hóa đơn điều chỉnh tiền
Thì cần làm như thế nào?
Trả lời: Doanh nghiệp liên hệ với người mua hàng để lập biên bản, trường hợp không liên hệ được với khách hàng thì doanh nghiệp tự viết cam kết và chịu trách nhiệm khi Thuế đi kiểm tra.
Hệ thống hóa đơn điện tử không kiểm tra biên bản của doanh nghiệp mà chỉ hỗ trợ doanh nghiệp lưu lại thông tin biên bản để tra cứu lại về sau, hỗ trợ việc kiểm tra của Thuế.
26. Vấn đề: Khách hàng yêu cầu thay đổi mẫu so với mẫu hóa đơn có trên hệ thống.
Trả lời: Khách hàng liên hệ hotline để được hỗ trợ
27. Câu hỏi: Khi sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử thì người bán có bắt buộc in hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy để lưu trữ theo luật Luật kế toán hay không?
Câu trả lời: Khi KH sử dụng hoá đơn điện tử thì không cần (không bắt buộc) in hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy để lưu trữ vì:
– Theo điều 3 của TT32/2011/TT-BTC:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
-Theo Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì “Các hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), có các giải pháp lưu trữ, sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi”
28. Câu hỏi: cách thêm sản phẩm khi lập hóa đơn
Trả lời: hướng dẫn KH mỗi khi nhập đủ thông tin sản phẩm 1, hệ thống sẽ tự động hiển thị dòng mới để nhập thông tin sản phẩm 2,3… tại giao diện lập hóa đơn.
29. Mô tả: KH muốn nhập đơn giá, tiền… hàng hóa là số nguyên (trong quản lý danh mục hàng hóa)
Cách 1: Nếu KH muốn giá đúng là số nguyên: vào Danh mục hàng hóa sửa lại giá của sản phẩm
Cách 2: Nếu KH muốn giá là số thập phân: vào Quản lý thông tin DN à Cấu hình DN à Cấu hình số thập phân à Thiết lập số chữ số được làm tròn sau thập phân.
30. V/v tra cứu hóa đơn trên trang https://sinvoice.viettel.vn/
Hiện tại hệ thống cho phép cả người mua và người bán tải hóa đơn về dưới dạng file zip, trong đó có chứa file XML.
KH phải xem hóa đơn bằng tool ký số của Viettel (không xem được bằng itaxviewer)
Sắp tới hệ thống sẽ xây dựng chức năng cho phép tải hóa đơn file PDF.
31. V/v sử dụng hóa đơn bán hàng tại các trường học
- Theo công văn số 2180/TCT-CS v/v sử dụng hoá đơn: http://www.triluat.com/van-ban/cong-van-so-2180-tct-cs-ngay-24-5-2017-ve-viec-su-dung-hoa-don-hay-bien-lai-de-thu-hoc-phi
Theo kết luận của công văn như sau:
=> Như vậy là các trường học sẽ chuyển sang dùng hóa đơn, chứ không được dùng phiếu thu như trước đây nữa.
- Khi đã phải dùng hóa đơn, thì có thể dùng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử.
Mà như hiện nay, nhà nước đang khuyến khích mọi người dùng hóa đơn điện tử, để giảm chi phí, tiết kiệm và tiện lợi,
=> Không có lý do gì cục thuế lại không cho nhà trường dùng hóa đơn điện tử được.
32. V/v lưu vết khi tác động đến hóa đơn
Hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ việc này
33. Khi lập hóa đơn, KH muốn chỉ nhập thành tiền, không nhập đơn giá và số lượng:
Hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ nghiệp vụ này, thông tư 39/2014 của Bộ tài chính khoản 1 điều 4 quy định các nội dung phải bắt buộc ghi trên hóa đơn có bao gồm số lượng, đơn giá:
http://www.hcmtax.gov.vn/wp-content/uploads/2017/03/TT-39_2014.pdf
34. Khách hàng lập hóa đơn trước vài ngày sau mới phát hành thì vẫn lấy ngày phát hành vào ngày lập.
- Hệ thống có hỗ trợ, yêu cầu phải tuân theo quy tắc: thời gian phát hành hóa đơn phải sau thời gian phát hành hóa đơn gần nhất
Cách nhập ngày: khi phát hành hóa đơn/lập hóa đơn thì nhập ngày. Không nhập khi lưu hóa đơn nháp.
35. Lỗi khi thay đổi mật khẩu
Mô tả: Khách hàng vào thay đổi mật khẩu nhưng hệ thống báo lỗi “Cập nhật mật khẩu thất bại. Quý khách liên hệ với admin để biết thêm chi tiết.”
Nguyên nhân: KH đặt mật khẩu không đủ mạnh
Hướng xử lý: đặt lại mật khẩu đủ mạnh (tối thiểu 8 ký tự gồm chữ cái, số, ký tự đặc biệt, chữ cái in hoa)
36. KH muốn gửi hóa đơn dạng PDF cho người mua
Hiện tại hệ thống cho phép cả người mua và người bán tải hóa đơn về dưới dạng file zip, trong đó có chứa file XML từ website https://sinvoice.viettel.vn/
KH phải xem hóa đơn bằng tool ký số của Viettel (không xem được bằng itaxviewer)
Sắp tới hệ thống sẽ xây dựng chức năng cho phép tải hóa đơn file PDF.
Hướng xử lý: vào chức năng Quản lý hóa đơn >> Quản lý hóa đơn >> chọn hóa đơn muốn xem >> click vào button tại cột Xem >> chọn button Tải bản thể hiện >> tải hóa đơn về dạng file PDF >> sau đó gửi file này cho người mua.
37. KH vào lập hóa đơn nhưng không hiển thị phần nhập hàng hóa, số lượng…
Nguyên nhân: KH chưa chọn loại hóa đơn
Xử lý: chọn loại hóa đơn cần lập
38. Câu hỏi: KH mua 20.000 hóa đơn nhưng KH chỉ đăng ký phát hành 2.000 hóa đơn thôi có được không ?
Trả lời: Hoàn toàn được. (có thể lần sau KH có nhu cầu phát hành 1 số lượng hóa đơn khác với dải hóa đơn khác, v.v.)
39. KH lập hóa đơn theo file không thành công
- Trường hợp 1: File template để import vào hệ thống: cho phép nhập dữ liệu thuế suất theo từng dòng (có dòng thuế 10%, có dòng thuế 0%)
Tuy nhiên KH chọn loại hóa đơn để import là mẫu hóa đơn thuế tổng (tính tổng tiền hàng rồi mới tính thuế theo tổng tiền hàng)
Hướng xử lý: KH chọn lại đúng mẫu hóa đơn cho phép nhập hóa đơn có thuế theo từng dòng.
- Trường hợp 2: 1 số lưu ý khi lập hóa đơn theo file
- Giá trị tiền (value): hướng dẫn KH không nhập giá trị như: =Q12*E12, cần nhập giá trị tiền vào vì hệ thống đọc ký tự lạ (ví dụ ký tự *) sẽ báo lỗi
- Mã hàng hóa: cần nhập thông tin mã hàng hóa
- Tên hàng hóa: không nhập ký tự đặc biệt, chú ý font chữ không bị lỗi
40. V/v sử dụng hệ thống trên máy MACOS
Hiện tại tool ký số chưa hỗ trợ máy tính chạy hệ điều hành MACOS.
Khuyến cáo KH sử dụng máy tính HĐH Windows.
41. V/v sửa thông tin doanh nghiệp trong hệ thống hóa đơn điện tử
Người dùng vào chức năng Quản lý thông tin doanh nghiệp/Thông tin doanh nghiệp
Người dùng click “Chỉnh sửa” để sửa thông tin của doanh nghiệp trong trường hợp có thay đổi
– Nếu KH chưa được phê duyệt thông báo phát hành hóa đơn: hệ thống cho phép sửa tất cả các trường thông tin trừ tên đơn vị và MST.
– Nếu KH chưa được phê duyệt thông báo phát hành hóa đơn: hệ thống cho phép sửa tất cả các trường thông tin trừ tên đơn vị, MST và địa chỉ.
- KH muốn sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cho cùng 1 loại hóa đơn
Vào “Khai báo loại hóa đơn” tạo nhiều nhóm loại hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn bán hàng 1, Hóa đơn bán hàng 2
Sau đó với mỗi loại hóa đơn, người dùng chọn chọn 1 mẫu hóa đơn khác nhau.
42. KH xem bản thể hiện hóa đơn thì bị lỗi có hình dấu gạch chéo đỏ như bên dưới
Nguyên nhân: KH lập hóa đơn trước thời gian chữ ký số có hiệu lực (chính xác đến giây), ví dụ:
Chữ ký server có hiệu lực từ thời gian: 26/03/2018 10:44:24
Nhưng KH lập hóa đơn vào thời gian: 26/03/2018 00:00:00
Cách khắc phục: KH hủy giao dịch hóa đơn bị lỗi, tạo lại hóa đơn khác hoặc khách hàng xác nhận lại xóa 2 hóa đơn à Chuyển bộ phận chuyên sâu hỗ trợ xóa.
43. Khách hàng chọn người mua có sẵn khi lập hóa đơn nhưng không hiển thị “tên khách hàng”
Nguyên nhân: doanh nghiệp nhập thiếu thông tin tại “danh mục khách hàng”
Giải pháp: vào chức năng quản lý thông tin doanh nghiệp >> danh mục khách hàng >> cập nhật lại dữ liệu
44. Khách hàng lập hóa đơn theo file. Khi bấm vào lập hóa đơn thì có thông báo “Tài khoản sử dụng USB chỉ được lập hóa đơn nháp từ file”
Xử lý: KH vào chức năng Quản lý hóa đơn chưa phát hành và thực hiện phát hành hóa đơn.
45. Khách hàng đã được phê duyệt thông báo phát hành nhưng khi lập hóa đơn thì không thể chọn được loại hóa đơn để thực hiện (như hình)
- Cách khắc phục: Kiểm tra ngày bắt đầu sử dụng trong thông báo phát hành được phê duyệt là ngày nào. Nếu ngày (thời điểm) lập hóa đơn chưa đến ngày bắt đầu sử dụng thì thông báo lại cho KH chờ đến đúng ngày mới có thể lập hóa đơn.
Nếu ngày (thời điểm) lập hóa đơn đã đến ngày bắt đầu sử dụng thì chuyển lại account, MK của KH cho đội sản phẩm hỗ trợ.
46. Trường hợp cài tool ký số HDDT thì hệ thống bắt buộc phải dùng java 8 nhưng để nộp tờ khai tại trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn thì chỉ sử dụng java 7.
Cách xử lý:
Để sử dụng java 8 cho đồng bộ với tool kí HDDT của Viettel thì thực hiện các bước như sau:
- Vào Start à configure JAVA
- P1 : click vào tab Update à bỏ tick “Check for update automatically”
- P2 : click vào tab Security à tick chọn High à tại phần Exception site list: chọn edit site list … à xóa hết à thêm 3 dòng sau: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/init.do http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/nopTKhaiXML.do
http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt nopThemBKe.do?tkhaiID=10620180230998614
- Click OK
- Reset máy rồi vào nộp như bình thường.
47. Khách hàng chọn sai chi cục thuế quản lý khi lập thông báo phát hành hóa đơn thì xử lý như nào?
Khách hàng thực hiện hủy luồng đã thực hiện theo các bước sau:
-
- Khóa hoặc xóa mẫu hóa đơn
- Khóa hoặc xóa loại hóa đơn
- Khóa hoặc xóa dải hóa đơn
- Khóa hoặc xóa thông báo phát hành cũ
- Tạo lại dữ liệu mới: loại hóa đơn, dải hóa đơn, chọn mẫu hóa đơn, lập thông báo phát hành mới, hệ thống sẽ hiển thị đúng mẫu số.
48. Khách hàng muốn thay đổi mẫu hóa đơn sau khi đã được phê duyệt thông báo phát hành thì xử lý như nào?
- Bước 1: Khách hàng báo cáo hủy mẫu ra cơ quan thuế.
- Bước 2: khách hàng chọn lại mẫu và lập thông báo phát hành mới.
49. Trường hợp công ty có công ty cha và chi nhánh con thì cần thực hiện tạo tài khoản vào hệ thống như thế nào?
- Sau khi đấu nối xong công ty cha trên hệ thống BCCS, hệ thống sẽ thực hiện gửi tài khoản đăng nhập của công ty cha vào địa chỉ email đăng ký khi đấu nối
- Tài khoản đăng nhập của công ty cha vào giao diện Danh mục chi nhánh:
+) Thêm mới thông tin chi nhánh con tại danh mục chi nhánh:
+) Thêm mới người dùng của chi nhánh tại giao diện Quản lý người dùng:
- Chọn đúng chi nhánh con
- Nhập đủ thông tin người dùng
- Nhập đúng thông tin IP nếu có hệ thống tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử
Sau thao tác thêm mới người dùng, hệ thống sẽ thực hiện gửi tài khoản, mật khẩu về địa chỉ email của người dùng chi nhánh con.
Người dùng chi nhánh con vào thao tác hệ thống như bình thường.
50. Trường hợp doanh nghiệp sửa lại mẫu hóa đơn đã được thuế phê duyệt thì có được không ?
- Add thêm/thay đổi logo vào mẫu hóa đơn
- Add thêm/thay đổi watermark vào mẫu hóa đơn
- Thay đổi các nội dung trên hóa đơn
- ==> Trường hợp này không được phép sửa lại tất cả các thông tin: logo/watermark/các nội dung hiển thị trên hóa đơn đã được thuế phê duyệt.
Để kiểm tra thông báo phát hành đã được phê duyệt hay chưa, chăm sóc khách hàng vào kiểm tra tại giao diện:
- Lập thông báo phát hành, tải PDF hóa đơn trắng để biết mẫu hóa đơn của khách hàng
- Vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html, kiểm tra thông tin phê duyệt về số lượng, dải hóa đơn so sánh với mẫu hóa đơn trắng tại thông báo phát hành
Nếu thông tin hóa đơn mẫu đã được thuế phê duyệt, doanh nghiệp không được phép sửa thông tin để lập hóa đơn, việc sửa thông tin mẫu hóa đơn được thuế phê duyệt là vi phạm pháp luật.
Trường hợp người dùng vẫn muốn thay đổi logo/watermark/cập nhật thông tin trên mẫu hóa đơn thì doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục:
1. Liên hệ với đầu mối phê duyệt thông báo phát hành Hóa đơn điện tử để hủy thông báo phát hành cũ: thuyttt12@viettel.com.vn
2. Thực hiện lập thông báo phát hành mới với mẫu hóa đơn mới.
3. Xin phê duyệt của thuế với mẫu mới
Trường hợp trên trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html chưa có thông báo phát hành được phê duyệt (doanh nghiệp chưa xin phê duyệt của thuế về mẫu hóa đơn sẽ sử dụng), người dùng được phép thay đổi thông tin về logo/watermark/cập nhật thông tin trên mẫu hóa đơn.
51. Trường hợp khách hàng đăng ký chứng thư số A với hệ thống hóa đơn điện tử, nhưng khi ký phát hành hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thì lại sử dụng chứng thư số B, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi như sau:
Người dùng kiểm tra lại chứng thư số theo giao diện:
- Kiểm tra giao diện chứng thư số đã cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử: Khởi tạo thông tin doanh nghiệp/Tra cứu chứng thư số/Xem chứng thư số để xem ngày hiệu lực
- Kiểm tra ngày hiệu lực của chứng thư số đang sử dụng ký:
So sánh ngày hiệu lực tại 2 nơi, nếu thời hạn hiệu lực khác là do người dùng đang sử dụng chứng thư số khác để lập hóa đơn.
Người dùng cần kiểm tra lại và lập hóa đơn đúng chứng thư số.
52. Hệ thống không hiển thị loại hóa đơn khi lập thông báo phát hành:
Nguyên nhân:
Do người dùng định nghĩa loại hóa đơn/tên hóa đơn giống nhau
Hệ thống không phân biệt được dữ liệu loại hóa đơn nào đang hoạt động để hỗ trợ người dùng hiển thị tại giao diện Lập thông báo phát hành
Cách khắc phục: Người dùng định nghĩa lại tên loại hóa đơn bán hàng đang hoạt động
Vd: Loại hoạt động hoạt động để tên là hóa đơn bán hàng 1, khi chọn mẫu cũng link với đúng tên loại hóa đơn bán hàng 1, hệ thống sẽ hỗ trợ hiển thị loại hóa đơn bán hàng 1 khi lập thông báo phát hành
53. Lỗi không tìm thấy mẫu hóa đơn khi thực hiện lập hóa đơn
Nguyên nhân: Do người dùng sử dụng chung loại (tên) hóa đơn tương ứng với các mẫu hóa đơn, thông báo phát hành khác nhau:
Người dùng chỉ tạo 1 loại (tên) hóa đơn:
Nhưng sử dụng chung loại hóa đơn trong mẫu hóa đơn và thông báo phát hành:
Cách khắc phục:
- Người dùng tự khóa một mẫu hóa đơn
2. Liên hệ với dự án để xóa dữ liệu mẫu, thông báo phát hành cần xóa (cần thực hiện bước này để mẫu mới của hóa đơn sẽ là 002)
3. Tạo lại loại (tên) hóa đơn khác
4. Chọn lại mẫu hóa đơn tương ứng với loại (tên) hóa đơn mới
5. Lập thông báo phát hành mới và xin phê duyệt thông báo phát hành để tiếp tục sử dụng với mẫu mới
Chú ý: Trường hợp sử dụng chung loại hóa đơn khi sử dụng sẽ gây lỗi trong quá trình thao tác lập hóa đơn.
Người dùng cần tạo dữ liệu loại hóa đơn khác nhau tương ứng với những mẫu hóa đơn khác nhau
Loại (tên) hóa đơn giá trị gia tăng 1 tương ứng với mẫu 01GTKT0/001
Loại (tên) hóa đơn giá trị gia tăng 2 tương ứng với mẫu 01GTKT0/002
Tương tự như vậy với loại hóa đơn bán hàng, hóa đơn phi thuế quan……
54. Lỗi khi thực import dữ liệu hóa đơn điện nhưng không cập nhật dữ liệu vào hệ thống
Nguyên nhân:
Thông tin chỉ số cũ và chỉ số mới không thay đổi khi cập nhật
Cách khắc phục: Người dùng cập nhật thông tin chỉ số cũ và chỉ số mới, import lại dữ liệu vào hệ thống
55. Lỗi trường hợp người dùng tìm kiếm\lập hóa đơn không thực hiện được chức năng, màn hình hiển thị như sau:
Nguyên nhân:
Do người dùng chưa cấu hình thập phân là dấu phẩy hoặc dấu chấm:
Cách khắc phục:
Người dùng cấu hình Dấu phân cách thập phân là dấu phẩy hoặc dấu chấm.
Nhấn Cập nhật hệ thống để thực hiện tiếp nghiệp vụ.
56. Lỗi lập hóa đơn không tìm kiếm thấy dữ liệu khách hàng đã định nghĩa tại Danh mục khách hàng:
Nguyên nhân:
Do hệ thống chỉ hỗ trợ tìm kiếm từ 3 ký tự trở lên
Cách khắc phục:
Thêm 1 ký tự trong dữ liệu khách hàng tại Danh mục khách hàng để có thể tìm kiếm được:
Lỗi 57: KH tạo 1 hóa đơn nhưng hệ thống lại lưu 2 hóa đơn
Nguyên nhân: do chuột máy tính của người dùng nhạy, nhấn 1 lần nhưng thành click đúp 2 lần, tạo liên tiếp 2 hóa đơn sau khi click Có tại thông báo xác nhận lập hóa đơn
Cách khắc phục: Người dùng đổi chuột máy tính hoặc máy tính khác để làm việc.
Lỗi 58: Lập hóa đơn, hệ thống báo :”Có lỗi xảy ra”
Nguyên nhân:
Với những trường hợp Lập hóa đơn :”Có lỗi xảy ra” cần tìm dữ liệu lập hóa đơn xem có vấn đề gì bất thường không:
- Dữ liệu người mua có vấn đề gì bất thường không:
+) Không có thông tin người mua
+) Thông tin email không đúng định dạng
+) Dữ liệu người mua quá dài được định nghĩa tại Danh mục khách hàng……
- Dữ liệu hàng hóa có vấn đề gì bất thường không:
+) Mã sản phẩm có chứa ký tự đặc biệt:~!@#$%^&*()_+””::?>><<<,,,,|\
+) Hàng hóa không có đầy đủ thông tin: Tên sản phẩm/mã sản phẩm/Số lượng/Đơn giá/Thành tiền……
Trường hợp này nguyên nhân là do dữ liệu khách hàng được định trường Số tài khoản ngân hàng dài, gồm cả dữ liệu Số tài khoản và tên chi nhánh ngân hàng
Cách khắc phục:
Sửa lại đúng dữ liệu tài khoản của một ngân hàng, chỉ có số, không có chữ để hệ thống Lập hóa đơn thành công
Lỗi 58: Lỗi khi nộp hồ sơ khai thuế XML thiếu thông tin cơ quan thuế tại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Người dùng thực hiện theo bước sau để lấy thông tin cơ quan thuế
- Sử dụng hệ thống HTKK:
Tạo tài khoản: theo mã số thuế của doanh nghiệp
Nhập đúng thông tin cơ quan thuế cần nộp
2. Tại mục Hóa đơn/Chọn Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC), chọn kê khai theo quý/tháng
3. Thực hiện nhập từ xml, chọn file xml theo quý xuất ra từ hệ thống HDDT Viettel để import lên
4. Nhập đầy đủ thông tin, Nhấn Kết xuất XML
5. Lấy file xml kết xuất đã có tên cơ quan thuế để nhập lên trang Thuế Việt Nam theo mail dưới.
Lỗi 59: Lỗi khi lập hóa đơn/phát hành hóa đơn/thêm mới chứng thư số
1. Khi lập hóa đơn/phát hành hóa đơn/thêm mới chứng thư số, hệ thống hiển thị thông báo lỗi:”Không tìm thấy chứng thư số mặc định trong USB-TOKEN”
2. Người dùng thực hiện sửa lại mặc định trong tool ký số hóa đơn điện tử thành Để trống để sửa lỗi trên
3. Thực hiện lại thao tác lập hóa đơn/phát hành hóa đơn/thêm mới chứng thư số
Lỗi 60: Lỗi người dùng đang thao tác nhưng bị thoát ra ngoài, hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập
Nguyên nhân: Có 2 nguyên nhân:
1. Do có nhiều người dùng sử dụng chung tài khoản, khi có người mới sử dụng tài khoản, người đang đăng nhập hệ thống trước đó sẽ bị thoát ra ngoài, mất phiên làm việc
Cách khắc phục: Tạo nhiều tài khoản, không sử dụng chung tài khoản với nhiều người khi đang sử dụng hệ thống
2. Do cơ chế cấu hình mạng của máy tính người dùng sử dụng IP động, mỗi khi thay đổi IP máy tính, hệ thống hiểu một phiên làm việc mới, hiển thị lại giao diện màn hình đăng nhập và người dùng phải đăng nhập lại để làm việc tiếp.
Cách khắc phục: Cấu hình mạng theo cơ chế IP tĩnh cho máy tính người dùng.
Lỗi 61: Tải bảng kê trên hóa đơn không thấy chữ ký trên file
Nguyên nhân: người dùng sử dụng Office phiên bản cao nên hệ thống chưa hỗ trợ
Cách khắc phục: Người dùng sử dụng bản Office bản 2007, 2010
Lỗi 62: Người dùng muốn chỉ nhìn thấy các hóa đơn do chính người dùng đó nhập
Do chưa được tick chọn Phân quyền dữ liệu và user đó chưa được đánh dấu Loại người dùng = Thường. Cách thực hiện như sau:
1. user admin của doanh nghiệp vào Cấu hình doanh nghiệp-> Cấu hình chung-> tick chọn Phân quyền dữ liệu
2. Vào Quản lý người dùng-> tìm đến user cần phân quyền: mở màn hình sửa (nút Cập nhật)-> Chọn Loại người dùng = Thường=> nhấn Cập nhật
Lưu ý: Lỗi này đã có hướng dẫn cụ thể tại Mục 4. Cấu hình doanh nghiệp – Cấu hình chung/Email/Biểu mẫu Email/Trường hiển thị Quản lý hóa đơn
Lỗi 63: Khi chọn “Tên mẫu Hóa đơn” xong thì hệ thống cứ load/quay mãi dẫn đến không nhập dữ liệu được ở màn hình Lập hóa đơn
1. Vào Cấu hình doanh nghiệp-> Cấu hình thập phân-> nhập dấu ‘,’ cho Dấu phân cách số thập phân => Nhấn cập nhật
2. Quay trở lại màn hình Lập hóa đơn sẽ hết quay và lập hóa đơn bình thường.
